Auskunftsanspruch gilt auch für Gesprächsnotizen und Telefonvermerke

Sachverhalt Auskunftsanspruch

Inzwischen hat das Landgericht Köln zum zweiten Mal entschieden, dass der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO umfassend zu verstehen ist und auch bloße Gesprächsvermerke und Telefonnotizen erfasst (LG Köln, Urt. v. 11.11.2020 - Az.: 23 O 172/19). In einem Rechtsstreit haben die Kläger gegen Ihre Krankenkasse einen Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO geltend gemacht. Dieser, so das LG Köln, erfasse alle Informationen, die zu einer Person vorlägen:


Urteilsbegründung Auskunftsanspruch

"Unter die Vorschrift fallen damit sowohl im Kontext verwendete persönliche Informationen wie Identifikationsmerkmale (z.B. Name, Anschrift und Geburtsdatum), äußere Merkmale (wie Geschlecht, Augenfarbe, Größe und Gewicht) oder innere Zustände (z.B. Meinungen, Motive, Wünsche, Überzeugungen und Werturteile), als auch sämtliche Informationen wie etwa Vermögens- und Eigentumsverhältnisse, Kommunikations- und Vertragsbeziehungen und alle sonstigen Beziehungen der betroffenen Personen zu Dritten und ihrer Umwelt (...)."

Insbesondere seien auch Gesprächsvermerke und Telefonnotizen erfasst:
"Das Auskunftsbegehren der Kläger umfasst damit insbesondere auch sämtliche in der Klageschrift (...) aufgeführten Elemente, als auch die im Rechtsstreit mehrfach zur Sprache gebrachten Gesprächsvermerke und Telefonnotizen.
(…) Insoweit ist festzuhalten, dass die DSGVO zu Art. 12 Abs. 5 lediglich einen begrenzten Tatbestand im Kontext enthält, der bei „offenkundig unbegründeten oder – (…) - exzessiven Anträgen einer betroffenen Person“. eingreift. Vom Vorliegen dieser Voraussetzungen kann betreffend die von den Klägern gemachten Auskunftsrechte nicht die Rede sein."


Beschränkungen der Versicherungswirtschaft greifen nicht

Die Krankenkasse versuchte sich mit den Regelungen hinsichtlich der Auskunftsbeschränkungen in Bezug auf den „Code of Conduct der Versicherungswirtschaft“, von der Vollständigkeit der offenzulegenden Unterlagen frei zu machen. Das Gericht entschied jedoch, dass die hierin abweichenden Bewertungen, nicht als Beschränkung herangeführt werden können, denn hierfür fehle es an einer ausreichenden gesetzlichen Ermächtigung:

"Sofern sich die Beklagte in diesem Zusammenhang auf Art. 40 DSGVO und die hierzu ergangenen „Verhaltensregeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten durch die Deutsche Versicherungswirtschaft“ (sog. Code of Conduct - CoC) bezogen hat, dringt sie mit diesem Einwand nicht durch.
Es widerspricht evident dem Sinn und Zweck der Regelungen der DSGVO und in diesem Rahmen dem weit gefassten Begriff der „personenbezogenen Daten“ nach Art. 4 DSGVO, wenn „Verbände und andere Vereinigungen“ berechtigt wären, den Auskunftsanspruch gemäß Art. 15 DSGVO inhaltlich zu begrenzen. Eine solche Befugnis ist auch dem Art. 40 DSGVO, der insbesondere bestimmte „Verhaltensregeln“ in Bezug nimmt, nicht zu entnehmen."


Entsprechende Technik ist Pflicht

Auch den Einwand, dass das Begehren unverhältnismäßig und somit rechtsmissbräuchlich sei, ließ das Gericht nicht gelten. Denn es sei grundsätzlich Aufgabe und Pflicht der verarbeitenden Stelle, ein ausreichendes technisches System zu betreiben, sodass die Datenauskunft ohne weitreichende Probleme erfolgen könne:

"Das geltend gemachte Auskunftsbegehren ist darüber hinaus in keinem Fall „unverhältnismäßig“ wie die Beklagte im Hinblick auf die Vielzahl ihrer Versicherungsnehmer meint (….).

Weiter führt die Kammer, unter Bezug zu einem Urteil des OLG Köln, aus: „Es ist Sache der Beklagten, die sich der elektronischen Datenverarbeitung bedient, diese im Einklang mit der Rechtsordnung zu organisieren und insbesondere dafür Sorge zu tragen, dass dem Datenschutz und den sich hieraus ergebenden Rechten Dritter Rechnung getragen wird.“


Fazit

Besonders im Bereich einer strukturierten Kunden- und Lieferantenansprache durch Zuhilfenahme eines CRM / ERP Systems ist es möglich und geboten aus Sicht des dokumentierten Nachweises sich Gesprächsnotizen oder Telefonnotizen zu vermerken. Aber bedenken Sie, dass diese Informationen im Rahmen des Art. 15 Auskunftsanspruch auch offengelegt werden müssen.

Stand: 21.01.2021

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